Minha empresa caiu na malha fina: e agora? O que fazer, prazos e quanto custa regularizar

Resumo: "cair na malha fina" para empresa quer dizer que o Fisco cruzou o que você declarou com o que ele já sabe (cartão, Pix, notas dos fornecedores, notas que você emitiu) e achou diferença. Não é auto de infração ainda. É um aviso com prazo para você corrigir por conta própria, pagando só multa de mora, em vez de esperar o auditor lançar o imposto com multa de 75%. O erro mais caro é ignorar o aviso porque "não chegou carta": os avisos chegam em caixas eletrônicas que quase nenhum empresário abre. Abaixo, como saber se a sua empresa está na malha, o que cada aviso significa, os prazos e um caso real de uma empresa do sul de Santa Catarina.

Como saber se a minha empresa caiu na malha fina

A empresa não recebe uma carta em papel dizendo "malha fina". Ela recebe uma mensagem numa destas três caixas, e o prazo começa a contar quando a mensagem é aberta ou, no máximo, alguns dias depois de enviada, mesmo que ninguém leia:

Se o seu contador tem procuração eletrônica, ele enxerga as três caixas. Se você trocou de contador, é comum a procuração ficar com o antigo e ninguém ler o aviso. Essa é a origem da maioria dos casos que chegam a nós já com auto de infração.

Os cruzamentos que mais derrubam pequenas empresas

• Cartão e Pix maior que a receita declarada. As adquirentes (Stone, Sicredi, Sicoob, PagSeguro, Cielo) e as instituições de pagamento informam ao Fisco tudo o que a empresa recebeu. Se o PGDAS-D declarou menos, a diferença é tratada como receita omitida. É a malha número um de restaurante, lanchonete, loja e clínica.
• Nota de compra não escriturada. O fornecedor emitiu NF-e contra o seu CNPJ e ela não entrou no seu SPED. A SEF/SC roda essa malha por competência: a empresa recebe a lista de chaves de acesso que faltam.
• Nota emitida e não declarada. Receita que aparece nas suas NF-e e NFS-e e não aparece na declaração.
• Crédito de ICMS que não podia. Crédito sobre material de uso e consumo, ou crédito presumido sem cumprir a condição.
• Campos novos da Reforma. Desde 2026 a SEF/SC valida os campos de IBS e CBS da NF-e. Em 2026 ainda é fase educativa, mas a régua de multas já está publicada.

Caso real: delivery de alimentação com R$ 388 mil a menos na declaração

Uma empresa de alimentação do sul de Santa Catarina, no Simples Nacional, com matriz e uma filial, recebeu em julho de 2026 o aviso da malha estadual que compara a receita declarada com os recebimentos por meio eletrônico. O cruzamento cobria cinco meses, de janeiro a maio:

O que fizemos, na ordem:

1. Separar o que era venda do que não era. Do valor apontado saem estornos e chargebacks, Pix que era transferência do próprio sócio, gorjeta repassada aos entregadores e recebimentos duplicados. Isso reduz a diferença real e é a parte que o Fisco não faz por você.
2. Somar o que a malha não vê. Vendas em dinheiro não estão no cruzamento, mas são receita e precisam entrar na retificação, senão a próxima malha volta com a mesma empresa.
3. Retificar os 10 PGDAS-D (cinco meses, dois estabelecimentos) com a receita verdadeira e recolher o DAS complementar com multa de mora de 0,33% ao dia, limitada a 20%, mais Selic.
4. Conferir o efeito colateral. Receita maior sobe a faixa do Simples e pode encostar no sublimite de ICMS de R$ 3,6 milhões, o que muda a apuração dali para a frente.

A conta: regularizar por conta própria custou o imposto devido mais cerca de 20% de multa. Se a empresa esperasse o auto de infração, a multa de ofício seria de 75% sobre o imposto, além do risco de representação penal por omissão de receita. A diferença entre os dois caminhos, nesse caso, passou de R$ 20 mil.

A causa era operacional, não má-fé: parte das vendas do delivery caía numa conta pessoal e o sistema de caixa não emitia cupom em todas as vendas. Depois da regularização a rotina mudou: cupom fiscal em 100% das vendas, uma única conta bancária da empresa e conferência diária entre maquininha, caixa e cupons.

Recebi o aviso: o que fazer nos primeiros dias

1. Anote a data da ciência. Tudo conta a partir dela. No DTE-SN e no DTEC a ciência é considerada feita mesmo que ninguém abra a mensagem.
2. Leia o que está sendo apontado, linha por linha. O aviso da SEF/SC traz a competência, a origem (adquirente, instituição de pagamento, fornecedor) e o valor. O da Receita traz o cruzamento e a diferença.
3. Levante os documentos do período: extratos das maquininhas, extrato bancário da empresa e dos sócios, relatório de cancelamentos e estornos, notas emitidas e recebidas.
4. Decida entre regularizar, contestar ou os dois. Diferença que é venda mesmo, retifica e paga. Valor que não é venda (estorno, transferência própria, gorjeta), contesta com prova. É comum fazer as duas coisas no mesmo caso.
5. Responda dentro do prazo, pelo canal certo. Na Receita, a resposta vai pelo e-CAC. No Simples, pelo próprio Portal, na consulta de declarações. Em Santa Catarina, a contestação de notificação fiscal é feita no SAT, no módulo de Contencioso, em até 30 dias da ciência, com taxa estadual de 0,5% sobre o valor discutido.

O que acontece se eu não responder

• No Simples: a declaração retificadora que ficou retida é rejeitada, e vale a anterior. Se a anterior estava errada, o problema continua e cresce.
• Na SEF/SC: passado o prazo de autorregularização, o auditor lavra a notificação fiscal com multa de ofício. A partir daí são 30 dias para defesa, e sem defesa o débito vai para dívida ativa, com honorários e protesto. O nosso artigo sobre ICMS atrasado em SC mostra as fases e o número de parcelas em cada uma.
• Na Receita: lançamento de ofício com multa de 75%, que sobe para 150% se houver indício de fraude, e possível exclusão do Simples Nacional.

Como não cair de novo

A malha fina de empresa quase sempre nasce de três hábitos: receber em conta pessoal, não emitir cupom em toda venda e declarar pelo que "deu no caixa" em vez de pelo que entrou nas maquininhas. A regra que usamos com os clientes é uma só: a receita declarada no mês tem que ser maior ou igual ao que entrou por cartão, Pix e aplicativos, mais o dinheiro em espécie. Quem faz essa conferência antes de transmitir o PGDAS-D não cai na malha número um. Para os demais cruzamentos, o contador precisa conferir as notas recebidas contra a escrituração todo mês, e não só quando a SEF manda a lista.

Perguntas frequentes sobre empresa na malha fina

Como saber se a minha empresa caiu na malha fina?

Pelas caixas eletrônicas: caixa postal do e-CAC na Receita Federal, DTE-SN no Portal do Simples Nacional e DTEC na SEF/SC. Não vem carta em papel na maioria dos casos. Quem tem procuração eletrônica, como o contador, também vê os avisos.

Empresa na malha fina paga multa?

Se regularizar por conta própria dentro do prazo, paga o imposto com multa de mora (0,33% ao dia até 20% no federal e no Simples) mais juros. Se esperar o lançamento de ofício, a multa é de 75% sobre o imposto, e pode chegar a 150% em caso de fraude.

Qual é o prazo para responder a uma notificação fiscal da SEF/SC?

30 dias contados da ciência, pelo SAT, no módulo de Contencioso, com taxa estadual de 0,5% sobre o valor discutido. Antes da notificação fiscal, na fase de autorregularização, o prazo é o que consta no aviso recebido pelo DTEC.

Por que a receita declarada ficou menor que o cartão e o Pix?

As causas mais comuns são vendas caindo em conta pessoal do sócio, cupom fiscal não emitido em todas as vendas e declaração feita pelo caixa em vez de pelas maquininhas. Estornos, gorjetas e transferências próprias também entram no cruzamento e precisam ser separados com prova.

Cair na malha fina exclui a empresa do Simples Nacional?

Não automaticamente. A exclusão pode ocorrer se houver omissão de receita comprovada e não regularizada, ou se a receita corrigida ultrapassar o limite do regime. Regularizar dentro do prazo evita os dois efeitos na maioria dos casos.

O que a SEF/SC cruza na malha fiscal?

Receita declarada contra recebimentos por cartão, Pix e aplicativos; notas de compra emitidas contra o CNPJ que não foram escrituradas; créditos de ICMS sem direito; notas emitidas sem destaque do imposto; e, desde 2026, os campos de IBS e CBS da NF-e.

Recebeu um aviso e não sabe por onde começar?

Mande o print ou o PDF do aviso pelo WhatsApp. Devolvemos, sem compromisso, o que está sendo apontado, o prazo que está correndo e quanto custa regularizar agora comparado a esperar. Se a sua atividade é alimentação ou comércio, veja também as páginas de contabilidade para comércio e de contabilidade para prestadores de serviço, que explicam a rotina que evita a malha.