Imobilizado e Depreciação: Como Registrar os Bens da Sua Empresa em 2026

Você comprou um computador, uma máquina industrial ou reformou o escritório — e agora precisa saber como lançar isso na contabilidade. Ou talvez o seu contador tenha mencionado "depreciação" e você não entendeu bem o que é. Este guia explica de forma prática o que é ativo imobilizado, como calcular a depreciação e por que isso importa para o imposto de renda da sua empresa.

Compreender esses conceitos pode fazer uma diferença real no seu caixa: a depreciação reduz a base de cálculo do IRPJ e da CSLL, gerando economia tributária real e legal. Vamos começar pelo começo.

O que é ativo imobilizado?

O ativo imobilizado é o conjunto de bens físicos que a empresa adquire para usar nas suas atividades, e não para revender. São bens duráveis, com vida útil superior a um ano.

De acordo com a NBC TG 27 (CPC 27), aprovada pelo CFC, o ativo imobilizado é um item tangível mantido para uso na produção ou fornecimento de bens ou serviços, para aluguel a terceiros, ou para fins administrativos — e espera-se usá-lo por mais de um período contábil.

Exemplos de bens que entram no imobilizado:

• Equipamentos e máquinas — tornos, impressoras industriais, máquinas de costura, compressores
• Móveis e utensílios — mesas, cadeiras, armários, estantes
• Computadores e periféricos — notebooks, desktops, servidores, roteadores
• Veículos — carros, motos, caminhões usados na operação
• Edificações — prédio próprio, galpão, sala comercial própria
• Benfeitorias em imóveis de terceiros — reformas no imóvel alugado que agregam valor permanente
• Ferramentas — com vida útil acima de um ano e valor relevante
• Instalações — rede elétrica, ar-condicionado central, sistema de câmeras

O que NÃO entra no imobilizado: mercadorias para revenda, matérias-primas, materiais de consumo (papel, toner, café) e bens de valor irrisório — esses vão para estoque ou diretamente para despesa.

O que é depreciação?

Nenhum bem dura para sempre. Uma máquina se desgasta, um computador fica obsoleto, um veículo acumula quilômetros. A depreciação é o reconhecimento contábil desse desgaste ao longo do tempo — distribuindo o custo do bem por toda a sua vida útil.

Em vez de registrar todo o gasto de uma vez (o que distorceria o resultado), a contabilidade "fatia" o custo do bem em parcelas anuais (ou mensais) ao longo dos anos em que ele será usado. Essa parcela é a cota de depreciação.

Imagine uma empresa que compra uma máquina por R$ 60.000 com vida útil de 10 anos. Em vez de jogar R$ 60.000 de despesa em um único exercício, registra R$ 6.000 por ano (R$ 500/mês) durante 10 anos. Isso reflete a realidade econômica com muito mais precisão.

Por que a depreciação importa para o seu imposto?

Aqui está o ponto que todo empresário precisa entender: a depreciação é uma despesa dedutível. Isso significa que ela reduz o lucro tributável — e, consequentemente, o IRPJ e a CSLL que você paga.

No Lucro Real, a depreciação é deduzida diretamente do lucro antes do cálculo do imposto. Para uma empresa no Lucro Real com alíquota combinada de IRPJ + CSLL de aproximadamente 34%, cada R$ 1.000 de depreciação gera R$ 340 de economia tributária.

No Lucro Presumido, a depreciação não impacta diretamente o cálculo do imposto (que é baseado em percentuais fixos do faturamento), mas afeta o resultado contábil e pode influenciar decisões de distribuição de lucros.

No Simples Nacional, a depreciação também não reduz a guia mensal (calculada sobre o faturamento), mas é importante para a gestão e para eventual migração de regime.

Como calcular a depreciação: método linear

O método mais comum — e aceito pela Receita Federal — é o método linear (ou linha reta). A fórmula é simples:

Exemplo prático:

• Bem: Notebook adquirido por R$ 5.000
• Vida útil: 5 anos (taxa: 20% ao ano)
• Cota anual: R$ 5.000 ÷ 5 = R$ 1.000/ano (R$ 83,33/mês)
• Após 5 anos, o bem estará totalmente depreciado (valor residual = R$ 0)

Tabela de taxas de depreciação — Receita Federal

A Receita Federal estabelece as taxas anuais de depreciação para fins fiscais. Veja as principais:

Fonte: RIR/2018 (Decreto 9.580/2018), que consolida as regras do IRPJ, e tabela do Anexo III da IN RFB 1.700/2017.

Atenção: a Receita Federal permite usar taxas menores que as tabeladas (reduz benefício fiscal, mas é permitido). Usar taxas maiores sem amparo legal — a chamada depreciação acelerada — exige enquadramento específico previsto em lei.

Depreciação acelerada: quando é permitida?

A legislação fiscal permite a depreciação acelerada para bens usados em mais de um turno de trabalho:

• Dois turnos: multiplica a cota por 1,5 (50% a mais)
• Três turnos: multiplica a cota por 2,0 (100% a mais)

Exemplo: Uma máquina de R$ 100.000 com depreciação normal de 10% ao ano (R$ 10.000/ano) usada em dois turnos pode depreciar a R$ 15.000/ano, e em três turnos a R$ 20.000/ano. Isso acelera o benefício fiscal.

Além disso, a Lei 12.973/2014 e programas setoriais como o RECAP (Regime Especial de Aquisição de Bens de Capital) preveem depreciação acelerada para bens novos em setores específicos. Consulte seu contador para saber se a sua atividade se enquadra.

Como registrar o imobilizado na prática

O registro contábil segue um fluxo lógico:

1. Aquisição do bem

Quando você compra um bem para o imobilizado, o lançamento é:

• Débito: Ativo Imobilizado — [Nome do Bem] (Balanço)
• Crédito: Caixa/Banco ou Fornecedor a Pagar (pagamento à vista ou prazo)

O bem entra pelo custo de aquisição, que inclui o preço pago mais todos os gastos necessários para colocá-lo em uso (frete, instalação, tributos não recuperáveis).

2. Registro mensal da depreciação

Todo mês, a depreciação é reconhecida:

• Débito: Despesa de Depreciação (Resultado — reduz o lucro)
• Crédito: Depreciação Acumulada — [Nome do Bem] (Balanço — conta redutora)

A Depreciação Acumulada é apresentada como conta redutora no Balanço Patrimonial, diminuindo o valor líquido contábil do bem.

3. Baixa do bem totalmente depreciado

Quando o bem esgota sua vida útil ou é descartado:

• Débito: Depreciação Acumulada (pelo valor total acumulado)
• Crédito: Ativo Imobilizado (pelo custo original)

Se houver venda, registra-se também o ganho ou perda na alienação.

Exemplo completo: microempresa de serviços

Vamos simular uma empresa de design gráfico em Tubarão/SC que comprou equipamentos em janeiro de 2026:

No Lucro Real, essa empresa deduz R$ 4.440 por ano de depreciação. Com alíquota de IRPJ + CSLL de 34%, a economia tributária anual é de aproximadamente R$ 1.510 — só com esses equipamentos.

Erros comuns na gestão do imobilizado

Muitos pequenos empresários cometem falhas que podem gerar problemas com o Fisco ou distorcer o resultado financeiro:

1. Jogar direto em despesa

Lançar a compra de uma máquina de R$ 20.000 diretamente como despesa (em vez de ativar e depreciar) distorce o lucro do período e pode chamar a atenção da Receita Federal. A regra geral: bens com vida útil acima de um ano e valor relevante devem ser ativados.

A exceção: a Instrução Normativa RFB 1.700/2017 permite lançar como despesa bens de valor unitário inferior a R$ 1.200,00 (ou vida útil de até um ano). Mas atenção: essa é uma regra fiscal — a contabilidade societária pode tratar diferente se o valor for relevante para a empresa.

2. Não controlar cada bem individualmente

Cada item do imobilizado deve ter uma ficha própria com: data de aquisição, custo histórico, taxa de depreciação, cota mensal e valor contábil líquido. Sem controle individual, é impossível saber o que está totalmente depreciado, o que precisa de manutenção e o que pode ser baixado.

3. Continuar depreciando bem já totalmente depreciado

Quando um bem atinge o valor residual zero (ou o valor mínimo estabelecido), a depreciação para. Continuar lançando despesa depois disso é erro contábil e cria despesa fictícia.

4. Esquecer as benfeitorias no imóvel alugado

Reformas e melhorias no ponto comercial alugado são ativadas como "Benfeitorias em Imóveis de Terceiros" e depreciadas normalmente (geralmente 10% ao ano). Muitos empresários jogam o valor integral na despesa do mês, o que é incorreto para benfeitorias relevantes e duradouras.

5. Não separar terreno de edificação

Terrenos não se depreciam — apenas as edificações sobre eles. Se você comprou um imóvel por R$ 500.000, precisa separar o valor do terreno (não depreciável) do valor da construção (depreciável a 4% ao ano). Essa divisão pode ser feita com base em laudo de avaliação ou proporção do IPTU.

Imobilizado e a Reforma Tributária

Com a reforma tributária (EC 132/2023 e LC 214/2025), o IBS e a CBS que incidem sobre a aquisição de bens do imobilizado serão recuperáveis como créditos, reduzindo o custo de aquisição. Isso muda o custo do bem a ser ativado — o valor do bem para fins de depreciação será menor (já líquido dos créditos). A transição acontece gradualmente de 2026 a 2033. Fique atento à orientação do seu contador para adaptar os critérios de registro.

O controle do imobilizado na prática: o que fazer agora

Se você ainda não tem um controle organizado do imobilizado da sua empresa, comece com estes passos:

1. Liste todos os bens — faça um inventário físico de equipamentos, móveis, veículos e instalações
2. Identifique o custo de aquisição — busque as notas fiscais de compra de cada bem
3. Aplique a taxa correta — confira a tabela da Receita Federal e classifique cada bem
4. Calcule a depreciação acumulada — se o bem foi comprado há anos, calcule quanto já foi depreciado
5. Registre mensalmente — a cota de depreciação deve entrar todo mês na contabilidade
6. Revise anualmente — verifique se há bens totalmente depreciados ainda em uso, ou bens descartados que precisam de baixa

Um software contábil ou um BPO financeiro bem estruturado automatiza grande parte desse controle. A FinanServ Sul oferece BPO Financeiro que inclui a gestão completa do imobilizado como parte do serviço contábil.

Perguntas frequentes sobre imobilizado e depreciação

Um MEI precisa controlar o imobilizado?

O MEI não tem obrigação de escrituração contábil completa. Contudo, controlar seus bens é importante para gestão e para eventual migração para ME. Quando virar ME, o imobilizado existente precisa ser levantado e registrado corretamente.

Posso depreciar bens comprados em anos anteriores?

Sim. Se um bem foi adquirido mas nunca foi depreciado contabilmente, é possível fazer o registro retroativo (com o apoio do contador para verificar os impactos fiscais). Para fins de IRPJ, a depreciação não deduzida em períodos anteriores pode ser aproveitada em períodos futuros, respeitando a vida útil do bem.

E se eu vender um bem antes do fim da vida útil?

Ao vender um bem, apura-se o resultado na alienação de imobilizado: se o valor de venda for maior que o valor contábil líquido (custo menos depreciação acumulada), há ganho de capital. Se for menor, há perda. Ambos têm tratamento fiscal específico.

Qual a diferença entre depreciação contábil e fiscal?

A depreciação contábil segue as normas do CPC 27 (baseadas na vida útil econômica real do bem). A depreciação fiscal segue as taxas da Receita Federal (tabela do IRPJ). Elas podem divergir — nesse caso, o Lucro Real exige o controle separado (LALUR — Livro de Apuração do Lucro Real) para ajustar a diferença temporária.

Preciso de laudo para depreciar veículo de frota?

Em geral não. A taxa de 20% ao ano para automóveis é amplamente aceita. Para frotas com volume relevante ou veículos especializados (máquinas pesadas, implementos agrícolas), pode ser interessante um laudo técnico para justificar a vida útil adotada.