DEFIS: O Que É e Como Preencher Passo a Passo em 2026

Se sua empresa é optante do Simples Nacional, você já conhece o PGDAS-D — o sistema de apuração e pagamento mensal dos tributos. Mas existe também uma obrigação anual que muitos empresários esquecem (ou confundem com outras declarações): a DEFIS, a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais.

Entregá-la fora do prazo gera multa automática. Não entregá-la pode bloquear a empresa no Simples e até gerar exclusão do regime. Neste guia, você vai entender o que é a DEFIS, quem precisa entregar, o que informar e como preencher no Portal do Simples Nacional.

O que é a DEFIS?

A DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais) é a declaração anual obrigatória das empresas optantes do Simples Nacional. Ela é regulamentada pela Resolução CGSN nº 140/2018 e funciona como um panorama anual da empresa perante a Receita Federal: faturamento mensal por tipo, número de empregados, sócios, investimentos, distribuição de lucros e muito mais.

Pense na DEFIS como o "imposto de renda" da empresa no Simples Nacional — mas sem necessariamente gerar pagamento adicional. Ela apenas consolida e confirma as informações declaradas ao longo do ano no PGDAS-D.

Quem deve entregar a DEFIS?

A DEFIS é obrigatória para toda Microempresa (ME) e Empresa de Pequeno Porte (EPP) optante do Simples Nacional. Isso inclui empresas com faturamento de zero até R$ 4,8 milhões/ano.

Quem NÃO entrega a DEFIS:

• MEI — entrega a DASN-SIMEI (prazo: 31 de maio)
• Empresas fora do Simples Nacional — declaram via ECF (Lucro Presumido ou Real)
• Empresas que saíram do Simples no ano anterior — entregam DEFIS normalmente pelo período em que eram optantes

Importante: mesmo que a empresa não tenha tido nenhum faturamento no ano (empresa sem movimento), a DEFIS ainda deve ser entregue, com os campos zerados. A ausência de receita não elimina a obrigação.

Qual é o prazo da DEFIS?

A DEFIS deve ser entregue até o dia 31 de março do ano seguinte ao período de apuração. Portanto:

Se o dia 31/03 cair em fim de semana ou feriado, o prazo é automaticamente postergado para o próximo dia útil. A Receita Federal costuma publicar o aviso no Portal do Simples Nacional.

Quais informações são declaradas na DEFIS?

A DEFIS reúne dados que já foram informados ao longo do ano no PGDAS-D, mais algumas informações complementares. Os principais campos são:

1. Receita bruta mensal por faixa de atividade — comércio, indústria, serviços e serviços hospitalares, separados mês a mês (esses dados já constam no PGDAS-D)
2. Receitas com substituição tributária e imunidade — se a empresa teve ICMS-ST ou ISS retido pelo tomador, ou qualquer imunidade constitucional
3. Exportações — receitas de exportação direta de mercadorias ou serviços ao exterior
4. Número de empregados mês a mês — quantidade de vínculos empregatícios em cada competência
5. Encargos previdenciários — para empresas que tiveram exclusão do Simples Nacional de forma retroativa
6. Dados dos sócios — CPF/CNPJ, participação percentual, pro-labore declarado
7. Distribuição de lucros — se a empresa distribuiu lucros acima do limite isento (diferença positiva entre o lucro calculado pelo contador e o lucro presumido sobre a receita bruta)
8. Investimentos do exercício — aquisições de bens do ativo imobilizado

A maioria das informações é preenchida automaticamente pelo sistema, com base nos PGDAS-D já transmitidos. Você basicamente confirma, complementa e transmite.

Como preencher a DEFIS passo a passo

Antes de começar: reúna os documentos

Antes de acessar o portal, tenha em mãos:

• Todos os DAS pagos do ano (para conferência dos valores)
• Livro Caixa ou relatório de faturamento mensal
• Folhas de pagamento (para informar o número de empregados)
• CPF e percentual de participação de cada sócio
• Relatório de ativos imobilizados adquiridos no ano
• CNPJ da empresa e senha de acesso ao Portal do Simples Nacional (ou certificado digital)

Passo 1 — Acesse o Portal do Simples Nacional

Entre em www8.receita.fazenda.gov.br/simplesnacional e clique em "Simples — Serviços". Você pode entrar com:

• CNPJ + código de acesso — gerado previamente no próprio portal
• Certificado digital (e-CPF ou e-CNPJ) — obrigatório para empresas com mais de 1 estabelecimento ou para enviar procuração ao contador
• Conta gov.br — integração disponível para pessoas físicas (sócios e responsáveis)

Passo 2 — Localize o módulo DEFIS

No menu lateral ou na aba de declarações, clique em "Declarações" e depois em "DEFIS". Selecione o ano-calendário que deseja declarar.

Passo 3 — Confira as receitas mensais

O sistema carrega automaticamente os valores de receita informados no PGDAS-D de cada mês. Confira linha a linha se os valores batem com seu controle interno. Se houver divergência, você deverá retificar o PGDAS-D do mês correspondente antes de transmitir a DEFIS.

Passo 4 — Informe os dados complementares

Preencha as informações que não constam no PGDAS-D:

• Número de empregados em cada mês — informe 0 se não houve vínculo
• Sócios — confirme ou corrija os dados dos quadro societário (CPF, participação)
• Distribuição de lucros — informe o valor distribuído, se houver. Lucros dentro do limite presumido são isentos de IR; o excedente pode estar sujeito a tributação
• Exportações — informe receitas de exportação, caso existam
• Investimentos — bens adquiridos para o ativo imobilizado (máquinas, equipamentos, veículos)

Passo 5 — Revise e transmita

O portal exibe um resumo de todas as informações antes da transmissão. Revise com atenção, especialmente os totais de receita e o número de empregados. Após confirmar, clique em "Transmitir". O sistema gera um recibo de entrega — guarde-o junto com os documentos contábeis do ano.

Multas por atraso ou omissão

Não entregar a DEFIS no prazo ou entregá-la com informações incorretas tem consequências sérias:

A multa mínima de R$ 50,00 vale mesmo para empresas sem movimento. Portanto, mesmo que não tenha faturado nada no ano, entregue a DEFIS zerada dentro do prazo.

Posso corrigir a DEFIS depois de enviada?

Sim. A DEFIS pode ser retificada a qualquer momento dentro do prazo decadencial de 5 anos. Para retificar, acesse o mesmo módulo no Portal do Simples Nacional, selecione o ano-calendário e opte por "Retificação". O sistema exige que você informe o motivo da correção.

Se a retificação resultar em maior imposto a pagar, o sistema gera um DAS complementar com os acréscimos legais (juros Selic e multa de 0,33% ao dia, limitada a 20%). Se resultar em restituição, é necessário protocolar um pedido específico na Receita Federal.

DEFIS e o contador: quem é responsável?

A responsabilidade legal pela DEFIS é sempre do contribuinte (a empresa). Na prática, porém, o contador é quem reúne os dados, confere as informações e transmite a declaração. Empresas do Simples Nacional com movimentação relevante devem ter um contador responsável acompanhando todas as obrigações acessórias.

Empresas que tentam preencher a DEFIS sem auxílio profissional frequentemente cometem erros nos campos de receita bruta por tipo de atividade, na distribuição de lucros e no quadro societário — erros que, somados ao longo dos anos, podem gerar autuações.

Erros mais comuns ao preencher a DEFIS

1. Lançar a receita no tipo de atividade errado

Uma empresa que vende produtos (Anexo I) e também presta serviços (Anexo III) precisa separar corretamente cada tipo de receita. Misturar os valores altera o cálculo da alíquota efetiva e pode gerar diferenças a pagar ou a restituir.

2. Não informar empregados nos meses corretos

O campo de número de empregados deve refletir a realidade de cada mês do ano-calendário. Omitir um período ou informar um número diferente do eSocial pode gerar inconsistências que a Receita Federal cruza automaticamente.

3. Esquecer a DEFIS por falta de acompanhamento contábil

É o erro mais frequente. Março passa rápido, e muitos empresários só lembram da DEFIS quando recebem a notificação de multa. Um contador responsável garante que essa e todas as outras obrigações acessórias sejam entregues no prazo.

4. Confundir a DEFIS com o PGDAS-D

O PGDAS-D é mensal e gera o DAS para pagamento. A DEFIS é anual e não gera pagamento (a não ser que haja diferença a pagar identificada pelo sistema). São sistemas diferentes, com prazos e finalidades distintas.

5. Deixar de retificar o PGDAS-D antes de transmitir a DEFIS

Se você percebeu que declarou uma receita errada em algum mês do PGDAS-D, corrija antes de transmitir a DEFIS. Caso contrário, a DEFIS ficará inconsistente com os DAS emitidos — o que pode gerar autuação.

Como a FinanServ Sul cuida da sua DEFIS

Na FinanServ Sul, todas as obrigações acessórias dos clientes — incluindo a DEFIS, o PGDAS-D mensal, o eSocial e as demais declarações — são acompanhadas com alertas de prazo e transmitidas pelo nosso time de contadores. Você não precisa se preocupar em lembrar de prazos ou navegar em portais governamentais.

Nosso serviço de contabilidade digital inclui:

• Apuração e envio mensal do PGDAS-D
• Transmissão da DEFIS dentro do prazo
• Alertas antecipados para todos os vencimentos
• Revisão das informações antes de qualquer envio
• Suporte por WhatsApp para tirar dúvidas rápidas

Perguntas frequentes sobre a DEFIS

MEI precisa entregar a DEFIS?

Não. O MEI entrega a DASN-SIMEI (Declaração Anual Simplificada do Microempreendedor Individual), cujo prazo é 31 de maio. A DEFIS é exclusiva das ME e EPP optantes do Simples Nacional.

O que acontece se eu não entregar a DEFIS?

A multa automática é de 2% ao mês sobre os tributos informados, limitada a 20% do total, com mínimo de R$ 50,00. Em casos de omissão reiterada, a Receita Federal pode excluir a empresa do Simples Nacional.

Posso entregar a DEFIS mesmo sem movimento no ano?

Sim, e deve! Empresas sem faturamento entregam a DEFIS com os campos de receita zerados. A ausência de movimento não elimina a obrigação de entrega.

Preciso de certificado digital para enviar a DEFIS?

Não necessariamente. Empresas com um único estabelecimento podem usar o código de acesso gerado no Portal do Simples Nacional (CNPJ + data de abertura + data de opção pelo Simples). O certificado digital só é obrigatório para empresas com mais de um estabelecimento ou para outorgar procuração ao contador.

O que é o código de acesso do Simples Nacional?

É uma senha gerada diretamente no Portal do Simples Nacional, usando o CNPJ, a data de abertura da empresa e a data de opção pelo Simples Nacional. Não é a mesma senha do e-CAC ou do gov.br. Guarde-a bem, pois ela dá acesso a todas as declarações do Simples.

A DEFIS gera pagamento de imposto?

Normalmente não, pois os impostos do Simples já foram pagos mensalmente via DAS. A DEFIS só gera pagamento adicional se o sistema identificar divergências entre o que foi declarado e o que foi pago — por exemplo, se a receita informada for maior do que a apurada nos PGDAS-D transmitidos.