Obrigações Acessórias: O Calendário do Empresário para Não Pagar Multas

Pagar os impostos é apenas metade da história. Além dos tributos em si (chamados de obrigações principais), toda empresa precisa entregar uma série de declarações e informações ao governo — são as obrigações acessórias. Perder um prazo pode gerar multas pesadas, mesmo que todos os impostos estejam em dia.

O que são obrigações acessórias

Obrigações acessórias são declarações, demonstrativos e informações que a empresa deve enviar periodicamente aos órgãos fiscais (Receita Federal, Receita Estadual, Prefeitura, INSS, FGTS). Elas não envolvem pagamento direto de imposto, mas informam ao governo os dados necessários para fiscalização.

Mesmo empresas do Simples Nacional, que têm regime simplificado, precisam cumprir diversas obrigações acessórias. A boa notícia é que o contador cuida de praticamente todas elas — mas o empresário precisa conhecê-las para fornecer as informações no prazo e entender o que está sendo entregue em seu nome.

Obrigações mensais do Simples Nacional

PGDAS-D — Programa Gerador do DAS

• O que é: sistema onde a empresa informa o faturamento do mês e gera a guia de pagamento do DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional)
• Prazo: o DAS vence no dia 20 do mês seguinte ao da competência. Se cair em fim de semana ou feriado, o vencimento é antecipado para o dia útil anterior
• Quem faz: o contador, com base no faturamento informado pelo empresário
• Multa por atraso: multa de 2% ao mês sobre o valor do imposto, limitada a 20%, com valor mínimo de R$ 50,00 por mês de atraso, mais juros pela taxa Selic

eSocial — Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas

• O que é: plataforma que unifica o envio de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais dos empregados. Substituiu a RAIS, o CAGED e parte da GFIP
• Eventos principais:
  • S-2200: admissão de empregado (enviar até o dia anterior ao início do trabalho)
  • S-2299: desligamento (enviar até 10 dias após a data do desligamento)
  • S-1200: remuneração mensal (enviar até o dia 15 do mês seguinte)
  • S-1210: pagamentos (enviar até o dia 15 do mês seguinte)
• Quem faz: o contador ou o departamento pessoal
• Multa por atraso: varia conforme o evento. Admissão não informada: R$ 3.000 por empregado (empresas em geral) ou R$ 800 (ME/EPP). Remuneração em atraso: R$ 400 a R$ 40.000 por evento, dependendo da quantidade de empregados

EFD-Reinf — Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais

• O que é: complementa o eSocial, informando retenções de tributos (INSS, IR, CSLL, PIS/COFINS) sobre serviços tomados e prestados, além de pagamentos a pessoas físicas
• Prazo: até o dia 15 do mês seguinte ao da competência
• Quem faz: o contador
• Observação: desde 2024, a EFD-Reinf também passou a informar os rendimentos pagos a pessoas físicas (substituindo parte da DIRF)

DCTFWeb — Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos

• O que é: declaração que consolida os débitos de contribuições previdenciárias (INSS patronal, INSS descontado do empregado, outras entidades) a partir dos dados do eSocial e da EFD-Reinf
• Prazo: até o dia 15 do mês seguinte ao da competência
• Quem faz: o contador
• Multa por atraso: 2% ao mês sobre o valor dos tributos declarados, limitada a 20%, com mínimo de R$ 200 (para declaração sem movimento) ou R$ 500 (com movimento)

FGTS Digital

• O que é: sistema que substituiu a guia GRF (SEFIP) para recolhimento do FGTS. Os dados vêm diretamente do eSocial
• Prazo: até o dia 20 do mês seguinte ao da competência
• Quem faz: o contador gera a guia; o empresário paga
• Multa por atraso: juros de 0,5% ao mês + correção pela TR, além de multa administrativa de 5% a 40% do valor do depósito

GFIP/SEFIP — em fase de substituição

• O que é: Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social. Historicamente usada para declarar dados de FGTS e previdência
• Situação atual: está sendo progressivamente substituída pela DCTFWeb (parte previdenciária) e pelo FGTS Digital (parte do FGTS). Verifique com seu contador se sua empresa ainda precisa enviar

Obrigações anuais do Simples Nacional

DEFIS — Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais

• O que é: declaração anual obrigatória para todas as empresas do Simples Nacional. Informa receitas, despesas, dados dos sócios, número de empregados e outras informações socioeconômicas do ano anterior
• Prazo: até 31 de março do ano seguinte ao ano-calendário
• Quem faz: o contador
• Multa por atraso: R$ 500,00 por mês de atraso para empresas em início de atividade ou que utilizem o regime de caixa. A empresa fica impedida de gerar o DAS enquanto não regularizar a DEFIS

DIRF — Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte

• O que é: declaração que informava à Receita Federal todos os pagamentos com retenção de IR feitos pela empresa (salários, serviços, aluguéis, etc.)
• Situação atual: a DIRF está sendo substituída pela EFD-Reinf e pelo eSocial. A partir do ano-calendário 2025 (entrega em 2026), a DIRF deixa de ser obrigatória para a maioria das empresas, pois as informações já são prestadas mensalmente via EFD-Reinf
• Prazo (quando aplicável): até o último dia útil de fevereiro do ano seguinte

RAIS — Relação Anual de Informações Sociais

• Situação atual: foi substituída pelo eSocial. As empresas que já enviam eventos periódicos pelo eSocial não precisam mais entregar a RAIS separadamente. Os dados são extraídos automaticamente do eSocial pelo Ministério do Trabalho

Balanço Patrimonial e DRE

• O que é: o Balanço Patrimonial demonstra a posição financeira da empresa (ativos, passivos e patrimônio líquido). A DRE (Demonstração do Resultado do Exercício) mostra receitas, custos e lucro/prejuízo do período
• Prazo: deve ser elaborado até 30 de abril do ano seguinte (prazo para assembleia de aprovação de contas, conforme o Código Civil)
• Importância: é obrigatório para comprovar lucros distribuídos aos sócios com isenção de IR. Sem balanço, a isenção é limitada ao percentual de presunção aplicado sobre o faturamento
• Quem faz: o contador

Calendário resumido — Simples Nacional

O papel do contador

Diante de tantas obrigações, fica claro por que o contador é essencial. Na prática, o contador cuida de todas essas entregas: calcula o DAS, envia o eSocial, transmite a EFD-Reinf, gera a DCTFWeb, elabora o balanço e entrega a DEFIS. O empresário precisa apenas:

• Informar o faturamento corretamente (notas fiscais emitidas)
• Comunicar admissões e demissões com antecedência (para que o eSocial seja atualizado no prazo)
• Enviar os extratos bancários e comprovantes (para a contabilidade mensal)
• Pagar as guias no prazo (DAS, FGTS, GPS quando aplicável)

Quando o empresário atrasa o envio de informações ao contador, o contador não consegue cumprir os prazos — e quem paga a multa é a empresa.

Dicas para não perder prazos

• Contrate um contador de confiança: esse é o investimento mais importante da sua empresa. Um bom contador não apenas entrega as obrigações, mas avisa sobre prazos, oportunidades e riscos
• Envie documentos semanalmente: não acumule notas, extratos e comprovantes para o fim do mês. Envie semanalmente ao contador para evitar correria
• Use o calendário do telefone: crie lembretes recorrentes para o dia 15 (eSocial, EFD-Reinf, DCTFWeb) e dia 20 (DAS, FGTS)
• Mantenha o certificado digital em dia: muitas obrigações exigem certificado digital (e-CNPJ) para transmissão. Renove antes do vencimento

Perguntas frequentes

Empresa sem movimento precisa entregar obrigações?

Sim. Mesmo empresas sem faturamento precisam entregar a PGDAS-D (marcando "sem receita"), a DEFIS anual e manter o eSocial atualizado (evento de "sem movimento" quando não há empregados). A omissão gera multas mesmo que não haja imposto a pagar.

MEI tem obrigações acessórias?

O MEI tem obrigações simplificadas: pagamento mensal do DAS-MEI (vence dia 20) e entrega anual da DASN-SIMEI (Declaração Anual do Simples Nacional do MEI, prazo até 31 de maio). Se tiver empregado, precisa cumprir o eSocial e o FGTS Digital.

O que acontece se eu não entregar a DEFIS?

Além da multa de R$ 500 por mês de atraso, a empresa fica impedida de gerar o DAS (guia de pagamento do Simples Nacional). Isso significa que o empresário não consegue pagar os impostos mensais, acumulando débitos e juros.

Preciso guardar documentos fiscais por quanto tempo?

A regra geral é 5 anos a partir do exercício seguinte ao da emissão (prazo decadencial do Código Tributário Nacional, art. 173). Para documentos trabalhistas relacionados ao FGTS, o prazo é de 30 anos (mas há decisões do STF que reduziram para 5 anos). Na dúvida, guarde por pelo menos 5 anos.