Custo Real de um Funcionário CLT: Quanto Custa Contratar em 2026

Você decide contratar um funcionário com salário de R$ 2.500. Quanto vai sair, de verdade, no final do mês? Para a maioria dos pequenos empresários, a resposta é uma surpresa. O custo real de um empregado CLT vai muito além do salário que aparece no holerite — e não saber esse número é um dos erros mais comuns na gestão financeira de pequenas empresas.

Neste guia, você vai entender todos os componentes do custo de um funcionário, ver a diferença entre regimes tributários (Simples Nacional vs. Lucro Presumido) e aprender a calcular o custo total antes de assinar qualquer carteira.

Por que o custo real é maior do que o salário?

Quando você contrata um funcionário com carteira assinada (regime CLT), passa a ter duas categorias de obrigações financeiras:

1. Encargos mensais diretos: valores que você paga todo mês sobre a folha — FGTS, INSS patronal, contribuições ao Sistema S.
2. Provisões obrigatórias: valores que você não paga no mês, mas que precisam ser reservados mensalmente para cumprir obrigações futuras — 13º salário, férias acrescidas de 1/3 constitucional e aviso prévio indenizado.

Ignorar as provisões é o caminho mais rápido para o empresário se ver sem dinheiro em dezembro (quando o 13º vence) ou em janeiro (quando começa a temporada de férias).

Encargos mensais sobre a folha

1. FGTS — Fundo de Garantia por Tempo de Serviço

Obrigatório para todas as empresas, independente do regime tributário. A alíquota é de 8% sobre a remuneração bruta (salário + horas extras + comissões + adicionais). O recolhimento é mensal, até o dia 20 do mês seguinte, via SEFIP/GFIP ou eSocial.

• Salário R$ 2.500 → FGTS = R$ 200/mês
• Salário R$ 5.000 → FGTS = R$ 400/mês

Em caso de demissão sem justa causa, você ainda paga uma multa rescisória de 40% sobre o saldo do FGTS (mais 10% para o governo federal). Isso deve entrar no cálculo de risco ao contratar.

2. INSS Patronal — Contribuição Previdenciária Patronal (CPP)

Aqui está a diferença mais significativa entre os regimes tributários:

• Lucro Presumido e Lucro Real: a empresa paga 20% sobre a folha a título de INSS patronal. Sobre isso ainda incidem RAT (Risco Ambiental do Trabalho) e contribuições ao Sistema S (SENAI, SESI, SENAC, SESC, SEBRAE, FNDE, INCRA etc.).
• Simples Nacional: a CPP (Contribuição Previdenciária Patronal) está incluída no DAS mensal. A empresa não paga os 20% separados. Essa é uma das maiores vantagens do Simples Nacional para empresas com muitos funcionários.

3. RAT + FAP — Risco Ambiental do Trabalho

O RAT financia os benefícios por incapacidade ao trabalho (aposentadoria por invalidez, auxílio-doença acidentário). A alíquota varia de 1% a 3% sobre a folha, conforme o grau de risco da atividade:

• 1% — risco leve (escritórios, comércio varejista)
• 2% — risco médio (restaurantes, oficinas, indústria leve)
• 3% — risco grave (construção civil, mineração, indústria pesada)

O FAP (Fator Acidentário de Prevenção) pode reduzir ou aumentar o RAT em até 50%, conforme o histórico de acidentes da empresa. Empresas sem acidentes registrados costumam ter FAP abaixo de 1,00, reduzindo o RAT. Empresas do Simples Nacional também recolhem o RAT separado do DAS.

4. Contribuições ao Sistema S e outros terceiros

As contribuições aos chamados "terceiros" variam por setor, mas giram em torno de 3% a 5,8% sobre a folha para empresas fora do Simples Nacional. Os principais são:

• SENAC ou SENAI: 1% a 1%
• SESC ou SESI: 1,5%
• SEBRAE: 0,6%
• FNDE (salário-educação): 2,5%
• INCRA: 0,2%

Nota: empresas do Simples Nacional são isentas da maior parte dessas contribuições de terceiros — apenas o FNDE (2,5% sobre a folha) permanece obrigatório em algumas situações.

Provisões obrigatórias: o dinheiro que você precisa separar todo mês

5. 13º Salário

O 13º salário é pago em duas parcelas: até 30 de novembro (primeira parcela, equivalente a 50%) e até 20 de dezembro (segunda parcela). Mas o custo é anual — e você precisa provisionar 1/12 do salário por mês.

• Salário R$ 2.500 → provisão mensal = R$ 208,33
• Sobre o 13º ainda incide FGTS (8%) e INSS do empregado — o que aumenta ligeiramente o custo total

6. Férias + 1/3 Constitucional

Todo empregado tem direito a 30 dias de férias após 12 meses de trabalho, remuneradas com o salário normal acrescido de 1/3 (art. 7º, XVII da Constituição Federal). Para fins de provisão mensal, calcula-se:

• Férias proporcionais: salário ÷ 12 = R$ 208,33/mês (para R$ 2.500)
• 1/3 constitucional: R$ 208,33 × 1/3 = R$ 69,44/mês
• Total provisão férias por mês: R$ 277,78

Sobre as férias também incidem FGTS (8%) e INSS do empregado. Férias não gozadas dentro do prazo legal geram férias em dobro, com custo ainda maior.

Tabela completa: custo real por regime tributário

Veja o comparativo para um funcionário com salário bruto de R$ 2.500/mês:

Estimativa para setor de comércio, salário mínimo R$ 1.621 (2026), sem vale alimentação e sem adicionais. Valores de INSS do empregado descontados do holerite — não são custo da empresa. Consulte um contador para cálculos precisos da sua situação.

Simulação: custo total por faixa salarial (Simples Nacional)

Custo/hora calculado com 220 horas mensais (jornada 8h/dia × 5 dias × 22 dias úteis médios).

O que não entra na tabela — mas deveria

Além dos encargos e provisões, existem custos indiretos que muitos empresários esquecem:

• Vale alimentação ou refeição: não obrigatório por lei federal, mas previsto em muitas convenções coletivas. Valores variam de R$ 20 a R$ 50 por dia útil. Para 22 dias úteis e R$ 25/dia, são R$ 550/mês — dos quais até 20% podem ser descontados do empregado.
• Plano de saúde: opcional, mas altamente valorizado. Planos coletivos empresariais custam de R$ 200 a R$ 600 por vida, dependendo da faixa etária e do plano. Pode ser descontado parcialmente do funcionário.
• EPI e uniformes: obrigatório para atividades de risco. Custo variável por setor.
• Recrutamento e seleção: anúncios, triagem, entrevistas e testes. Tempo do gestor ou honorários de consultor. Estimativa: R$ 500 a R$ 3.000 por contratação.
• Treinamento e integração: tempo de outros funcionários + material + eventual curso externo.
• Licenças e afastamentos: maternidade (120 dias a 180 dias pela empresa cidadã), doença (do 16º dia em diante, custeada pelo INSS), acidente (do 1º dia, custeado pela empresa até o 15º).
• Rotatividade: rescisão contratual tem custo alto — aviso prévio trabalhado ou indenizado (mínimo 30 dias + 3 dias por ano), saldo de salário, férias proporcionais + 1/3, 13º proporcional, multa de 40% + 10% do FGTS, TRCT (termo de rescisão) registrado em sindicato.

Por que a diferença entre Simples Nacional e Lucro Presumido é tão grande?

A resposta está na Contribuição Previdenciária Patronal (CPP). No regime geral, a empresa paga 20% do salário para o INSS como empregadora — além dos 7,5% a 14% que desconta do empregado (que são do empregado, não da empresa).

No Simples Nacional, o PGDAS (guia mensal do Simples) já inclui a CPP dentro do percentual calculado sobre o faturamento. Isso significa que uma empresa do Simples com muitos funcionários pode ter uma carga de folha significativamente menor do que um concorrente no Lucro Presumido — mesmo vendendo mais.

Esse é um dos motivos pelos quais o planejamento tributário antes de contratar é fundamental. Em algumas situações, migrar para o Lucro Presumido pode ser vantajoso por outros fatores (como créditos de PIS/COFINS), mas na folha de pagamento o Simples leva vantagem expressiva.

Quando vale a pena contratar CLT versus terceirizar?

Nem sempre o vínculo empregatício é a melhor solução. Avalie as alternativas:

Terceirização / BPO

Para atividades que não são o core do seu negócio — financeiro, contabilidade, TI, limpeza, segurança — terceirizar pode ser mais econômico e eficiente. Um serviço de BPO Financeiro, por exemplo, entrega controle de contas a pagar e receber, conciliação bancária, fluxo de caixa e DRE gerencial por uma fração do custo de um funcionário dedicado com todos os encargos.

Trabalho autônomo (RPA)

Para demandas pontuais e esporádicas, contratar um profissional autônomo pode ser vantajoso. Atenção: o vínculo de emprego é reconhecido pela Justiça do Trabalho quando há habitualidade, subordinação, pessoalidade e onerosidade — presentes esses elementos, o "autônomo" pode ser reconhecido como empregado e gerar passivo trabalhista.

Aprendiz

A Lei da Aprendizagem (Lei 10.097/2000) permite contratar jovens de 14 a 24 anos com alíquota de FGTS de 2% (em vez de 8%) e isenção de multa rescisória. Excelente para tarefas operacionais com supervisão.

Estagiário

Sem vínculo empregatício, sem FGTS, sem 13º, sem férias remuneradas (apenas recesso remunerado de 30 dias). Mas exige convênio com instituição de ensino e supervisão por profissional habilitado. Limitado a 6 horas diárias.

Montando a provisão na prática

Aqui vai um protocolo simples para não ser surpreendido:

1. Abra uma conta separada (ou uma reserva no seu sistema financeiro) chamada "Provisões Trabalhistas".
2. Todo mês, deposite nessa conta:
   • 1/12 do salário (provisão 13º)
   • 1/12 do salário × 1,333 (provisão férias + 1/3)
   • FGTS do 13º e das férias (8% sobre essas provisões)
3. Não use esse dinheiro para capital de giro — ele não é seu. É do funcionário, ainda não pago.
4. Revise no eSocial os dados de cada funcionário mensalmente — erros geram multas.

5 erros que aumentam o custo da folha desnecessariamente

• Pagar horas extras frequentemente: o custo é 50% a 100% acima do valor da hora normal. Organize a jornada com banco de horas, quando possível.
• Não registrar os benefícios corretamente: vale refeição pago em dinheiro pode ser considerado salário pela Justiça e gerar reflexo em FGTS, 13º e férias.
• Ignorar a convenção coletiva: sindicatos de cada categoria têm piso salarial, benefícios e adicionais próprios que se sobrepõem à CLT. Pagar menos que o piso gera passivo.
• Não provisionar mensalmente: acumular as provisões para pagar de uma só vez em dezembro quebra o fluxo de caixa.
• Alta rotatividade: cada demissão sem justa causa tem custo de rescisão que pode superar 3 meses de salário. Investir em retenção é mais barato.

Perguntas frequentes

O desconto do vale transporte entra no custo da empresa?

Sim. A empresa paga o vale transporte integral e desconta até 6% do salário bruto do empregado. A diferença (o valor acima dos 6%) é custo da empresa. Por isso a tabela mostra "vale transporte líquido" — o que fica por conta do empregador após o desconto.

O INSS descontado do funcionário é custo da empresa?

Não. O INSS do empregado (alíquota de 7,5% a 14% dependendo do salário) é descontado do holerite do funcionário e recolhido pela empresa em nome dele. A empresa é apenas agente arrecadador. O custo da empresa é o INSS patronal (20%), esse sim é encargo da empresa no Lucro Presumido.

Quanto custa demitir sem justa causa?

A rescisão sem justa causa inclui: saldo de salário dos dias trabalhados, aviso prévio (trabalhado ou indenizado — 30 dias + 3 dias por ano, limite de 90 dias), férias vencidas + 1/3, férias proporcionais + 1/3, 13º proporcional, multa de 40% do FGTS e contribuição adicional de 10% ao governo federal. Para um funcionário com salário de R$ 2.500 e 2 anos de empresa, o custo de rescisão pode facilmente superar R$ 8.000.

Empresa do Simples Nacional paga INSS patronal?

Não na forma de guia separada. A CPP (Contribuição Previdenciária Patronal) está embutida no DAS (guia do Simples Nacional), que é calculado sobre o faturamento mensal. Isso é uma vantagem significativa para empresas com folha de pagamento expressiva em relação ao faturamento.

Como calcular o custo horário de um funcionário?

Divida o custo total mensal (incluindo todos os encargos e provisões) por 220 horas (jornada padrão de 44h semanais). Para um funcionário com salário de R$ 2.500 no Simples Nacional, o custo total de ~R$ 3.381 ÷ 220 horas = R$ 15,37 por hora — muito mais do que o salário/hora aparente de R$ 11,36.