Como Emitir Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) Passo a Passo em 2026

Emitir nota fiscal eletrônica é uma obrigação para a maioria das empresas brasileiras — e também uma dúvida frequente de quem está abrindo negócio ou nunca usou um emissor próprio. A boa notícia: o processo é mais simples do que parece, e em SC (Santa Catarina) é possível fazer tudo pelo portal da SEFAZ sem custo extra de software. Este guia mostra o passo a passo completo para NF-e (produtos), NFS-e (serviços) e NFC-e (consumidor final).

Antes de emitir: o que você precisa ter

Antes de emitir a primeira nota, sua empresa precisa de dois pré-requisitos obrigatórios:

1. Certificado Digital

O certificado digital é a assinatura eletrônica da empresa, exigida para transmitir NF-e e NFC-e à SEFAZ. Para NFS-e, algumas prefeituras aceitam login e senha em vez de certificado, mas o certificado amplia funcionalidades.

• e-CNPJ A1 (arquivo no computador) — válido por 1 ano. Custo: R$ 130 a R$ 250.
• e-CNPJ A3 (token ou cartão físico) — válido por 3 anos. Custo: R$ 250 a R$ 500.
• Emissoras credenciadas: Certisign, Serasa Experian, Valid, Soluti, AC-JUS. MEI pode usar e-CPF A1 do responsável.

2. Habilitação na SEFAZ (NF-e e NFC-e)

A empresa precisa ser habilitada na SEFAZ estadual para emitir NF-e de produtos. Em SC, acesse o portal nfe.sef.sc.gov.br e faça o credenciamento com o certificado digital. O processo leva de alguns minutos a algumas horas.

Para NFS-e: a habilitação é feita no portal da prefeitura do município onde a empresa está registrada (não na SEFAZ estadual). Em Tubarão, acesse o site da Prefeitura Municipal → Serviços → Nota Fiscal Eletrônica de Serviços.

NF-e (Nota Fiscal de Produtos): passo a passo

A NF-e (modelo 55) é usada para venda ou transferência de mercadorias entre empresas ou de empresa para consumidor final quando o valor não justifica o PDV. O fluxo básico é:

Passo 1 — Acesse o emissor

Existem três caminhos:

• Portal SEFAZ SC (emissor gratuito): nfe.sef.sc.gov.br → "Emissão de NF-e". Funciona direto no navegador com certificado digital A1 instalado.
• Software próprio de gestão (ERP): a maioria dos sistemas (Omie, ContaAzul, Bling, Tiny, TOTVS) já inclui emissão de NF-e integrada.
• Integração via API: para volume alto de notas, empresas usam APIs de emissão (Focus NFe, NFe.io) que se conectam ao ERP.

Passo 2 — Preencha os dados do emitente

Na maioria dos emissores, os dados da sua empresa já ficam cadastrados após a primeira configuração: CNPJ, razão social, endereço, inscrição estadual, regime tributário (Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real).

Passo 3 — Identifique o destinatário

Informe o CNPJ ou CPF do comprador. Para venda a consumidor final pessoa física sem CPF, use o CNPJ padrão 99.999.999/9999-99 (consumidor não identificado). Endereço completo é obrigatório.

Passo 4 — Adicione os produtos

Para cada item, você precisa informar:

Passo 5 — Informe impostos e totais

Para empresas do Simples Nacional vendendo produtos dentro do estado (CFOP 5.102), a configuração mais comum é:

• ICMS: CSOSN 102 (tributado pelo Simples, sem destaque na nota) ou CSOSN 400 (isento de ICMS)
• PIS e COFINS: CST 07 (operação isenta de contribuição)
• IPI: não se aplica para comerciantes (apenas indústria)

Para Lucro Presumido/Real, os campos de ICMS (alíquota e valor), PIS e COFINS precisam ser preenchidos com os valores calculados pelo seu sistema ou contador.

Passo 6 — Selecione o transporte e pagamento

Informe a modalidade de frete (CIF = por conta do remetente, FOB = por conta do destinatário, sem frete) e a forma de pagamento (à vista, boleto, cartão, duplicata). Esses campos são obrigatórios desde o NT 2016.002.

Passo 7 — Transmita à SEFAZ e gere o DANFE

Clique em "Emitir" ou "Transmitir". O sistema envia o XML para a SEFAZ, que valida e retorna um número de autorização (chave de acesso de 44 dígitos). Com isso, o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) fica disponível em PDF para enviar ao cliente.

CFOPs mais usados: referência rápida

O CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) é um dos campos que mais gera dúvida. A lógica é simples: o primeiro dígito indica o tipo de operação.

Para serviços, não existe CFOP — a NFS-e usa o código de serviço da prefeitura (baseado na LC 116/2003). Consulte o código correto com seu contador para não emitir com ISS errado.

NFS-e (Nota Fiscal de Serviços): passo a passo

A NFS-e é emitida pelo prestador de serviços e deve ser gerada para cada serviço prestado. Ao contrário da NF-e, o processo é municipal — cada prefeitura tem seu próprio portal.

Passo a passo genérico

1. Acesse o portal da prefeitura → seção de NFS-e ou Nota Fiscal de Serviços Eletrônica. Em Tubarão: Portal do Contribuinte Municipal.
2. Faça login com certificado digital ou senha cadastrada junto à Secretaria de Fazenda Municipal.
3. Emitir NFS-e → informe: tomador (CNPJ/CPF, nome, endereço), código do serviço (lista da prefeitura baseada na LC 116/2003), discriminação detalhada do serviço, valor bruto.
4. ISS será calculado automaticamente — a alíquota varia de 2% a 5% conforme o serviço e o município.
5. Confirme e gere o PDF da NFS-e para enviar ao tomador.

NFC-e (Nota Fiscal ao Consumidor): varejo e PDV

A NFC-e (modelo 65) substitui o antigo cupom fiscal e é usada pelo comércio no varejo direto ao consumidor. Diferente da NF-e, a NFC-e exige um sistema de PDV (ponto de venda) credenciado — não é possível emitir manualmente pelo portal da SEFAZ.

• Sistemas populares: GestãoClick, PDV Venda, Linx, Totvs Varejo, Stone Varejo, sistemas municipais de NFC-e.
• A transmissão acontece em tempo real no momento da venda.
• Para contingência (queda da internet), o sistema grava as notas localmente e transmite quando a conexão voltar.
• SC não exige NFC-e para MEI, mas muitos municípios estão obrigando gradativamente.

Como cancelar uma NF-e

Errou algum dado e precisa cancelar? O processo é simples, mas tem prazo: a NF-e pode ser cancelada em até 24 horas após a autorização, desde que a mercadoria ainda não tenha saído do estabelecimento (NT 2016.002). Após 24h e até 168h (7 dias), o cancelamento extemporâneo exige justificativa.

Como cancelar no portal SEFAZ SC:

1. Acesse o portal com o certificado digital
2. Vá em "Cancelamento de NF-e"
3. Informe a chave de acesso da NF-e (44 dígitos)
4. Informe a justificativa (mínimo 15 caracteres)
5. Transmita — a SEFAZ retorna a autorização de cancelamento

Após o cancelamento, a NF-e fica com status "Cancelada" na SEFAZ. Se o cliente já recebeu o DANFE, comunique-o que a nota foi cancelada e emita uma nova (correta) se necessário.

Carta de Correção Eletrônica (CC-e)

Cancelar uma NF-e de mercadoria já entregue não é uma opção viável. Nesses casos, existe a Carta de Correção Eletrônica (CC-e), que serve para corrigir campos específicos como:

• Dados do destinatário (CNPJ, endereço, nome — desde que não mude o tomador da operação)
• Dados complementares
• Código/descrição do produto (em alguns casos)
• Natureza da operação textual

A CC-e NÃO pode corrigir: valor total, alíquotas de imposto, quantidade, CFOP, ou dados que alterem o valor do imposto. Para esses erros, o procedimento correto é emitir uma nota de devolução e refazer a nota corretamente.

A CC-e é emitida pelo mesmo portal da NF-e (ou ERP). Você informa a chave de acesso da NF-e original e descreve a correção. Pode ser emitida até 20 CC-e por NF-e.

5 erros comuns ao emitir NF-e (e como evitar)

Escrituração automática: o papel do contador

Emitir a nota é só o começo. Cada NF-e gerada precisa ser escriturada nos livros fiscais da empresa, integrada ao PGDAS-D (Simples Nacional), SPED Fiscal, ou EFD-Contribuições conforme o regime tributário.

Um contador ou BPO Financeiro conectado ao seu ERP ou portal SEFAZ faz isso automaticamente: importa os XMLs das notas emitidas e recebidas, lança no sistema e garante que os impostos declarados batem com as notas emitidas. Isso evita o risco de divergência que gera malha fina ou auto de infração.

Para empresas com volume médio a alto de notas (mais de 30-50 NF por mês), terceirizar a gestão fiscal e de faturamento para um BPO Financeiro reduz erros e libera o empresário para focar no negócio.

Resumo: qual nota usar em cada situação

Perguntas frequentes sobre emissão de NF-e

Posso emitir NF-e sem ERP, diretamente na SEFAZ?
Sim. O portal da SEFAZ SC disponibiliza um emissor gratuito no próprio site. Para volume pequeno de notas, ele é suficiente. Para mais de 20-30 notas/mês, um ERP economiza tempo.

Quanto tempo a SEFAZ leva para autorizar?
Em condições normais, de alguns segundos a 2-3 minutos. Em períodos de grande movimento (final de mês, feriados), pode haver fila na SEFAZ — use o modo de contingência se necessário.

NF-e tem validade?
A nota em si não "vence", mas a DANFE impressa em papel é um documento auxiliar — o documento fiscal é o XML. Você deve guardar os XMLs por 5 anos, conforme o CTN (Art. 173, I).

Qual o prazo para emitir a nota?
Para NF-e de produtos: deve ser emitida antes do envio da mercadoria. Para NFS-e: a maioria dos municípios exige emissão antes ou no ato da prestação do serviço.

O que é modo de contingência na NF-e?
É um mecanismo que permite emitir a NF-e mesmo quando a SEFAZ está indisponível. O XML é assinado e armazenado, e transmitido assim que a comunicação for reestabelecida. Não use contingência de forma habitual — só em emergências reais.

Conclusão

Emitir nota fiscal eletrônica ficou muito mais acessível nos últimos anos. Com o certificado digital em mãos e a habilitação na SEFAZ ou prefeitura, o processo é fluido — e os emissores gratuitos do governo eliminam a necessidade de software pago para volumes baixos. O ponto crítico é configurar corretamente NCM, CFOP e CSOSN desde o início para evitar autuações e divergências no SPED.

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