Como Contratar o Primeiro Funcionário: Passo a Passo Completo para Pequenas Empresas

Contratar o primeiro funcionário é um marco importante na vida de qualquer empresa. Significa crescimento — mas também responsabilidade. Muitos empresários chegam a esse momento sem saber por onde começar: documentos exigidos, registro no eSocial, encargos sobre a folha, benefícios obrigatórios. Errar nessa etapa pode gerar multas trabalhistas, processos na Justiça e dores de cabeça desnecessárias.

Neste guia, a FinanServ Sul explica cada passo do processo de contratação de forma clara, com os valores atualizados para 2026, para que você chegue ao primeiro dia do seu novo funcionário tranquilo e dentro da lei.

1. Quando é o momento certo de contratar?

Antes de publicar a vaga, avalie se a empresa realmente tem capacidade financeira para sustentar um funcionário. Uma regra prática: o custo real de um empregado com salário de R$ 1.800 é de aproximadamente R$ 2.700 a R$ 3.000 por mês, incluindo encargos, FGTS, 13º proporcional e férias provisionados.

Sinais de que está na hora de contratar:

• Você recusa pedidos ou perde oportunidades por falta de capacidade operacional
• O faturamento cobre com folga o custo do novo colaborador
• Você passa mais de 4 horas por dia em tarefas que poderiam ser delegadas
• A qualidade do produto ou serviço está caindo por sobrecarga

Atenção para MEIs: o MEI pode ter no máximo 1 funcionário, que receba até 1 salário mínimo ou o piso da categoria (o que for maior). Se precisar de mais funcionários, será necessário migrar para ME.

2. Documentos necessários antes de contratar

Antes de formalizar a contratação, reúna os documentos da empresa e do candidato.

Da empresa (empregador)

• CNPJ ativo e regular
• Certificado digital (obrigatório para uso do eSocial)
• Alvará de funcionamento atualizado
• Conta corrente PJ (para recolhimento do FGTS via SEFIP/FGTS Digital)
• Código FPAS (Fundo de Previdência e Assistência Social) — informado pelo seu contador

Do candidato (empregado)

• RG e CPF (ou CNH com CPF)
• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) — física ou digital (CTPS Digital, pelo Gov.br)
• PIS/PASEP (NIT) — número de inscrição no INSS
• Comprovante de residência
• Comprovante de escolaridade
• Dados bancários para depósito do salário
• Atestado de saúde ocupacional (ASO) — emitido por médico do trabalho antes do início das atividades
• Declaração de dependentes para IR na fonte (se aplicável)
• Declaração de opção ou não pelo vale-transporte

3. Tipos de contrato de trabalho

Escolher o tipo de contrato correto é fundamental para adequar as obrigações ao modelo de negócio.

Para a primeira contratação, o mais comum é o contrato de experiência por 45 dias (prorrogável por mais 45 dias), que permite avaliar o funcionário com segurança antes de efetivar o vínculo.

4. Como registrar o funcionário no eSocial

Desde 2019, todas as empresas — incluindo MEIs e empregadores domésticos — são obrigadas a registrar os empregados no eSocial (sistema do governo federal que centraliza informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais). O registro deve ser feito antes do início das atividades do funcionário.

Passo a passo do registro no eSocial

1. Acesse o portal: esocial.gov.br — faça login com o certificado digital da empresa (para PJ) ou com a conta Gov.br (para MEI e empregador doméstico)
2. Cadastre o empregado (S-2200): informe CPF, data de nascimento, dados da CTPS, endereço, cargo, CBO (Classificação Brasileira de Ocupações) e remuneração
3. Registre a admissão (S-2200 ou S-2190): informe a data de admissão, tipo de contrato, jornada de trabalho e categoria do trabalhador
4. Emita a folha mensal (S-1200): mensalmente, informe a remuneração, horas extras, descontos e afastamentos
5. Gere o DCTFWeb: declaração gerada automaticamente pelo eSocial com base na folha, usada para recolher INSS patronal e IRRF

Prazo: o registro deve ser enviado até o dia anterior ao início das atividades. Registrar depois que o funcionário já começou a trabalhar é considerado infração e pode gerar multa de R$ 402,53 por empregado não registrado (art. 47 da CLT).

5. Custo real de um funcionário em 2026

Um dos maiores erros de quem contrata pela primeira vez é calcular o custo pelo salário bruto. O custo real inclui os encargos patronais — valores que a empresa paga além do salário do funcionário.

Simulação: funcionário com salário de R$ 2.000/mês no Simples Nacional

* Empresas do Simples Nacional têm o INSS patronal substituído pelo INSS já embutido na guia do Simples (CPP — Contribuição Patronal Previdenciária inclusa), então o custo efetivo com INSS patronal é zero para a maioria das empresas no Simples. Empresas no Lucro Presumido ou Real pagam o INSS patronal de 20% normalmente.

Para empresas no Simples Nacional, o custo real do mesmo funcionário de R$ 2.000 fica em torno de R$ 2.580/mês, pois o INSS patronal já está incluído na guia do Simples e não é cobrado separadamente.

6. Obrigações mensais do empregador

Após a admissão, o empregador passa a ter uma rotina de obrigações mensais que precisam ser cumpridas dentro dos prazos estabelecidos por lei.

• Folha de pagamento: deve ser elaborada mensalmente e assinada pelo funcionário. Obrigatória mesmo para microempresas com apenas 1 empregado.
• FGTS: recolhido via FGTS Digital até o dia 20 de cada mês, referente ao mês anterior. Alíquota: 8% sobre o salário bruto (2% para aprendizes).
• INSS do empregado: descontado do salário bruto e recolhido pela empresa na guia do DCTFWeb. As alíquotas progressivas em 2026 são: 7,5% (até R$ 1.518), 9% (até R$ 2.793,88), 12% (até R$ 4.190,83) e 14% (até R$ 8.157,41).
• IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte): quando o salário líquido supera a faixa de isenção (R$ 2.824 mensais em 2026), a empresa deve reter e recolher o IRRF.
• DCTFWeb: declaração eletrônica gerada automaticamente pelo eSocial, com vencimento no dia 15 do mês seguinte.
• eSocial — eventos periódicos: envio mensal da folha (S-1200) e de outros eventos (afastamentos, horas extras, 13º) dentro dos prazos do sistema.

7. Benefícios trabalhistas obrigatórios

Vale-transporte

Obrigatório para o deslocamento casa–trabalho–casa. O empregado pode optar por não receber (declaração por escrito). O empregador paga o valor integral do transporte público; o funcionário contribui com até 6% do salário bruto — o restante é custo da empresa.

Vale-refeição / alimentação

Não é obrigatório por lei, mas pode ser exigido por convenção coletiva da categoria. Verifique o acordo coletivo aplicável ao seu setor no SINDICATO patronal ou pelo MTE (Ministério do Trabalho e Emprego).

13º salário

Pago em duas parcelas: a primeira entre fevereiro e novembro, a segunda até 20 de dezembro. Equivale a 1/12 do salário bruto por mês trabalhado (ou fração igual ou superior a 15 dias).

Férias

30 dias por ano, com adicional de 1/3 sobre o valor das férias. Devem ser concedidas no período de 12 meses após o período aquisitivo (12 meses de trabalho). O funcionário pode "vender" até 10 dias de férias (abono pecuniário).

FGTS

Obrigação do empregador: depositar 8% do salário bruto mensalmente em conta vinculada do empregado na Caixa Econômica Federal. O saldo pertence ao funcionário e pode ser sacado em situações específicas (demissão sem justa causa, compra de imóvel, aposentadoria, doenças graves).

8. Como demitir sem problemas (e o que provisionar)

Mesmo antes de demitir, o contador já deve provisionar os encargos rescisórios mês a mês. Ao demitir sem justa causa, a empresa paga:

• Saldo de salário dos dias trabalhados no mês
• Aviso prévio (30 dias + 3 dias por ano de empresa, limitado a 90 dias) — pode ser indenizado
• 13º proporcional ao período
• Férias vencidas + proporcionais + 1/3
• Multa do FGTS: 40% sobre o saldo total da conta do FGTS
• Seguro-desemprego — o empregado tem direito após 12 meses de trabalho (na primeira demissão)

Para demissão com justa causa (falta grave), o funcionário perde a multa do FGTS e o aviso prévio, mas ainda tem direito ao saldo de salário, 13º proporcional e férias vencidas.

9. Erros mais comuns ao contratar o primeiro funcionário

• Registrar depois que o funcionário já começou: multa de R$ 402,53 por empregado. O registro no eSocial deve ser feito antes do primeiro dia de trabalho.
• Não fazer o exame admissional: o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) é obrigatório e deve ser realizado antes da admissão. Sem ele, a empresa pode ser responsabilizada por doenças pré-existentes.
• Não verificar o acordo coletivo da categoria: pisos salariais, benefícios e condições especiais podem ser mais favoráveis que a CLT. Descumpri-los gera autuação.
• Calcular o custo só pelo salário: como vimos, o custo real é 30 a 50% maior. Não prever esse valor no fluxo de caixa pode colocar a empresa em risco.
• Não controlar a jornada de trabalho: ponto eletrônico ou manual é obrigatório para empresas com 20 ou mais funcionários, mas manter registros mesmo com menos empregados evita disputas trabalhistas sobre horas extras.
• Deixar o contrato de experiência vencer sem prorrogar ou efetivar: se o contrato de experiência vence sem manifestação do empregador, ele se converte automaticamente em contrato por prazo indeterminado.
• Não ter um contador desde a primeira contratação: folha de pagamento, eSocial, FGTS Digital, DCTFWeb e convenções coletivas formam um ambiente regulatório complexo. O contador evita erros que geram multas e passivos trabalhistas.

10. Checklist rápido: contratação dentro da lei

FinanServ Sul cuida de toda a burocracia para você

Contratar com segurança exige dominar um conjunto de regras que muda todo ano: tabelas do INSS, FGTS Digital, eSocial, convenções coletivas, DCTFWeb. Para o empresário, esse tempo gasto em burocracia poderia ser investido no crescimento do negócio.

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