Certidões Negativas: Para Que Servem, Quais São e Como Emitir em 2026

Você precisa assinar um contrato com uma empresa grande, participar de uma licitação pública ou contratar um financiamento bancário. Em todos esses casos, a primeira coisa que pedem é o pacote de certidões negativas da empresa. E aí começa o problema: qual é qual? Onde emitir? E se sair positiva, o que faço?

Neste guia, você vai encontrar tudo o que precisa saber sobre certidões negativas de débito para empresas — incluindo o passo a passo de emissão de cada uma delas.

O que é certidão negativa de débitos?

A certidão negativa de débitos (CND) é um documento emitido por um órgão público — Receita Federal, estado, município, Caixa Econômica Federal ou Tribunal Superior do Trabalho — que atesta que a empresa não possui débitos em aberto junto àquela entidade.

O nome pode parecer confuso, mas é simples: negativa = sem dívida. Se você não deve nada ao órgão emissor, ele emite a certidão confirmando isso. Se houver dívida, a certidão sai como positiva — o que pode travar contratos, financiamentos e licenças.

Tecnicamente, o nome correto no âmbito federal mudou em 2012: a certidão passou a se chamar Certidão de Regularidade Fiscal (e não mais CND), mas o mercado continua usando o termo CND no dia a dia.

Para que servem as certidões negativas?

As certidões negativas são exigidas em diversas situações, especialmente quando sua empresa precisa comprovar regularidade fiscal e trabalhista:

• Licitações públicas — exigência legal pela Lei 8.666/1993 e pela Lei 14.133/2021 (Nova Lei de Licitações). Sem CND, a empresa está automaticamente inabilitada.
• Contratos com empresas privadas de grande porte — cada vez mais empresas exigem certidões de seus fornecedores como parte do compliance.
• Financiamentos bancários — BNDES, BRDE, Caixa e bancos privados exigem regularidade fiscal para liberar crédito.
• Abertura de conta PJ — alguns bancos solicitam para verificar a regularidade.
• Registro de imóveis — alienação de imóveis por pessoa jurídica pode exigir certidões.
• Encerramento de empresa — a dissolução regular de uma empresa exige comprovação de quitação com todos os órgãos.
• Concessão de alvarás e licenças — muitas prefeituras exigem regularidade com a União e o estado.
• Participação em editais e credenciamentos — planos de saúde, convênios, painéis de fornecedores.

Quais são as principais certidões negativas?

Dica importante: para licitações federais e contratos com o governo, geralmente são exigidas pelo menos as quatro primeiras: federal, FGTS, trabalhista e estadual. A certidão municipal costuma ser exigida apenas em contratos com a própria prefeitura ou quando a atividade da empresa é predominantemente de serviços (sujeita ao ISS).

Como emitir cada certidão — passo a passo

1. Certidão de Regularidade Fiscal Federal (Receita Federal + PGFN)

Esta é a mais solicitada e abrange tanto os tributos administrados pela Receita Federal quanto as dívidas inscritas na Dívida Ativa da União (PGFN — Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional). Uma única certidão cobre as duas esferas.

1. Acesse o portal da Receita Federal: www.receita.fazenda.gov.br
2. No menu, procure Serviços > Certidões > Certidão de Regularidade Fiscal ou busque diretamente por "certidão negativa" no site
3. Informe o CNPJ da empresa
4. O sistema emite imediatamente, em PDF, com código de autenticação
5. Salve o arquivo — ele tem validade de 180 dias a partir da data de emissão

A certidão pode ser emitida a qualquer hora, inclusive finais de semana e feriados. O processo leva menos de dois minutos.

2. Certificado de Regularidade do FGTS (CRF)

O CRF comprova que a empresa está em dia com os recolhimentos do FGTS de seus funcionários. É emitido pela Caixa Econômica Federal.

1. Acesse: https://consulta-crf.caixa.gov.br
2. Informe o CNPJ
3. O sistema exibe o status em tempo real
4. Se regular, gere o PDF do certificado

Atenção: o CRF tem validade de apenas 30 dias, a menor entre todos os certificados. Se sua empresa tem funcionários, é preciso manter o FGTS rigorosamente em dia — qualquer atraso aparece imediatamente no sistema.

Empresas sem funcionários (MEI e empresas sem empregados formais) geralmente conseguem emitir o CRF sem problemas, pois não têm obrigação de recolhimento.

3. Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT)

A CNDT foi criada pela Lei 12.440/2011 e é emitida pelo Tribunal Superior do Trabalho. Ela comprova que a empresa não possui débitos na Justiça do Trabalho — tanto de execuções de sentença quanto de acordos homologados não quitados.

1. Acesse: https://cndt-certidao.tst.jus.br
2. Informe o CNPJ
3. Gere o PDF com código de autenticação
4. Validade: 180 dias

A CNDT pode sair como positiva mesmo para empresas que nunca tiveram funcionários, se o CNPJ aparecer em processos trabalhistas como responsável solidário (ex.: grupo econômico, sucessão empresarial). Nesse caso, é necessário contato com um advogado trabalhista.

4. Certidão de Regularidade Estadual — SC (SEF)

Para empresas estabelecidas em Santa Catarina, a certidão estadual é emitida pela Secretaria de Estado da Fazenda (SEF/SC).

1. Acesse: http://sef.sc.gov.br e busque por "certidão negativa" ou acesse o SAT (Sistema de Atendimento Tributário)
2. Informe o CNPJ e a Inscrição Estadual (IE)
3. Para empresas optantes pelo Simples Nacional, a inscrição estadual em SC é gratuita desde outubro de 2023
4. Gere o PDF

Empresas que só prestam serviços e são isentas de ICMS (como prestadores do Simples Nacional no Anexo III) normalmente conseguem a certidão estadual sem dificuldades, desde que a inscrição esteja ativa.

5. Certidão Negativa Municipal

A certidão municipal é emitida pela prefeitura do município onde a empresa está estabelecida. Em Tubarão/SC, acesse o portal da Prefeitura de Tubarão e procure pela emissão de certidão negativa tributária municipal (ISS, IPTU e taxas).

Cada município tem seu sistema próprio. Para Criciúma, Laguna, Braço do Norte e outras cidades do sul catarinense, consulte o site da respectiva prefeitura.

O que é certidão positiva com efeito de negativa?

Quando a empresa tem dívidas, mas elas estão suspensas, o sistema não pode emitir uma certidão negativa — porque a dívida existe. Mas também não pode tratar a empresa como inadimplente — porque a exigibilidade está suspensa. A solução foi criar um terceiro tipo: a certidão positiva com efeito de negativa (CPEN).

A CPEN é emitida quando os débitos estão suspensos por:

• Parcelamento — PERT (Programa Especial de Regularização Tributária), Refis ou outros programas de parcelamento da Receita Federal ou estados
• Recurso administrativo — o contribuinte contestou o débito e a decisão ainda não foi proferida
• Liminar ou tutela antecipada judicial — o contribuinte obteve decisão judicial suspendendo a exigibilidade
• Depósito integral — o contribuinte depositou judicialmente o valor do tributo questionado

A CPEN tem os mesmos efeitos legais da certidão negativa: é aceita em licitações, financiamentos e contratos. A diferença é apenas formal — ela indica que há débitos, mas que estão regularizados por uma das formas acima.

O que fazer quando a certidão sai positiva (com dívida)?

Se ao tentar emitir a certidão o sistema indicar débitos, o caminho é:

1. Identifique o débito: acesse o portal da Receita Federal com certificado digital e consulte o extrato completo de débitos (e-CAC, disponível em gov.br/receitafederal). Para débitos estaduais, acesse o portal da SEF/SC. Para FGTS, consulte a Caixa.
2. Avalie a origem: o débito pode ser legítimo (imposto não pago, DAS em atraso) ou indevido (erro de lançamento, débito já quitado sem baixa no sistema).
3. Se for indevido: protocole uma impugnação administrativa ou entre com mandado de segurança para suspender a exigibilidade.
4. Se for legítimo: verifique se há programa de parcelamento em vigor. Em 2026, a Receita Federal mantém o parcelamento ordinário (até 60 meses) e programas especiais como o PERT para débitos de maior valor. Após o parcelamento, a certidão já pode ser emitida como positiva com efeito de negativa.
5. Aguarde a atualização: após o pagamento ou protocolo do parcelamento, os sistemas levam de 2 a 5 dias úteis para atualizar. Emita a certidão somente depois desse prazo.

Erros comuns ao emitir certidões negativas

Mesmo empresas bem administradas podem ter surpresas. Veja os erros mais frequentes:

• Emitir antes do prazo após quitação: o sistema pode ainda não ter atualizado o pagamento. Aguarde 2 a 5 dias úteis após pagar ou parcelar.
• FGTS em atraso por 1 mês: basta um mês de atraso no FGTS para a certidão sair positiva — e o CRF tem validade de apenas 30 dias, então precisa ser renovado mensalmente.
• Confundir CND estadual com municipal: são órgãos diferentes. A CND da SEF/SC não substitui a certidão da prefeitura.
• CNDT com nome do antigo sócio: se um sócio saiu da empresa mas ainda há processos trabalhistas vinculados ao CPF dele ligado ao CNPJ, pode gerar complicações. Verifique a situação antes de emitir.
• Esquecer a certidão municipal: em licitações municipais e contratos de prestação de serviço local, a certidão da prefeitura é obrigatória.
• Deixar para o último momento: se a certidão sair positiva e você tiver um prazo de entrega, não haverá tempo para regularizar. Emita com pelo menos 15 dias de antecedência.

MEI precisa de certidão negativa?

Sim. O MEI tem CNPJ, é pessoa jurídica e está sujeito às mesmas obrigações fiscais. Se o DAS mensal estiver em atraso, a certidão federal sairá positiva.

Além disso, o MEI que contrata funcionários (pode ter até 1 empregado com registro em carteira) precisa manter o FGTS em dia para conseguir o CRF. E se houver qualquer processo trabalhista movido contra o CNPJ, aparecerá na CNDT.

A boa notícia é que, por trabalhar na informalidade até a formalização, o MEI raramente acumula grandes dívidas. Mas o PGMEI (portal do MEI) permite verificar o status dos DAS e regularizar rapidamente — geralmente em minutos.

Tabela resumo: emissão rápida

Como manter a empresa sempre regularizada

A melhor estratégia é monitoramento preventivo — não esperar o momento em que a certidão é exigida para descobrir um débito. Veja como:

• Verifique o e-CAC mensalmente: o portal da Receita Federal (gov.br/receitafederal → e-CAC) mostra todos os débitos, situação cadastral e obrigações pendentes em tempo real.
• Calendario fiscal: mantenha um calendário com os vencimentos do DAS, FGTS, ISS e demais tributos. Um único esquecimento pode custar semanas de regularização.
• Contabilidade em dia: um contador que acompanha sua empresa de perto identifica inconsistências antes que se tornem débitos.
• Emita as certidões periodicamente: mesmo sem necessidade imediata, emita as certidões a cada 3 meses como check-up. Se algo estiver errado, você descobre antes de precisar das certidões com urgência.

Perguntas frequentes sobre certidões negativas

O que é certidão negativa de débitos (CND)?

É um documento que atesta que a empresa não possui débitos em aberto junto ao órgão emissor. "Negativa" significa ausência de dívida confirmada.

Qual é o prazo de validade da certidão federal?

A Certidão de Regularidade Fiscal da Receita Federal e PGFN tem validade de 180 dias. O CRF do FGTS tem validade de apenas 30 dias. A CNDT trabalhista tem validade de 180 dias.

A certidão positiva com efeito de negativa é aceita em licitações?

Sim. A certidão positiva com efeito de negativa (CPEN) tem os mesmos efeitos legais que a certidão negativa e é aceita em licitações, financiamentos e contratos públicos. A diferença é que ela indica a existência de débitos suspensos — por parcelamento, recurso ou liminar judicial.

MEI precisa emitir certidão negativa?

Sim. O MEI tem CNPJ e pode ser cobrado por débitos de DAS em atraso. Para contratar com o poder público, participar de licitações ou obter crédito bancário, precisa apresentar as mesmas certidões de qualquer outra empresa.

Quanto custa emitir certidões negativas?

Todas as certidões listadas neste guia são gratuitas — federal, FGTS, trabalhista, estadual (SC) e municipal. Nenhum órgão cobra taxa para a emissão online. Desconfie de sites que cobram por esse serviço.

Como regularizar a empresa antes de emitir a certidão?

Identifique o débito no e-CAC (federal), portal da SEF (estadual) ou prefeitura (municipal). Se o débito for legítimo, verifique programas de parcelamento ativos. Após pagar ou protocolar o parcelamento, aguarde de 2 a 5 dias úteis para o sistema atualizar e tente emitir novamente.

Leitura complementar

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